Abzeichnen

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Abzeichnen - allgemeine Hinweise

Mit dem Abzeichnen dokumentiert der Mitarbeiter, dass er neue oder geänderte Prozesse und/oder Anlagen zur Kenntnis genommen hat.

  • Abgezeichnet werden müssen
    • Prozesse, wenn sie erstmals oder in einer neuen Version in Kraft gesetzt werden.
    • Anlagen, wenn sie erstmals freigegeben oder geändert wurden.
Für die Mitglieder der BLAK gilt abweichend, dass es in die Entscheidung des QMB gestellt ist, eine Abzeichnung für geänderte Anlagen einzufordern.
  • Wer muss einen Prozess abzeichnen?
Alle Mitarbeiter, die unter WER? des Prozesses aufgeführt sind, müssen abzeichnen.

Wie wird abgezeichnet?

Im web-basierten Handbuch zeichnet man mit seinem Passwort in einem Abzeichnungsformular ab, das über das Inhaltsverzeichnis anhand eines Abzeichnungssymbols aufgerufen werden kann.

Das Abzeichnungsformular

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Details zum Verfahren

  • Wenn kein Mitarbeiter im Handbuch angemeldet ist, zeigt das Inhaltsverzeichnis für alle betroffenen Prozesse den Status "abzeichnen" an.
    • Ein Klick auf das [A] zeigt dann ein Formular mit den Namen aller betroffenen Mitarbeiter, so dass auch mehrere gleichzeitig abzeichnen können.
  • Ist ein Mitarbeiter angemeldet, werden nur die Prozesse mit einem [A] gekennzeichnet, die von diesem Mitarbeiter noch abzuzeichnen sind.
    • Um sich hierfür anzumelden, wurde der Menüpunkt [Abzeichnen] unter [Handbuch] hinzugefügt.
    • So kann auch ein neuer Mitarbeiter auf einen Blick sehen, welche Prozesse für ihn relevant sind.
    • Ebenso werden für einen Mitarbeiter, der nach einer Unterbrechung wieder in der Apotheke arbeitet, alle zwischenzeitlich neuen/geänderten Prozesse mit einem [A] gekennzeichnet.
  • Ist ein Prozess nicht für alle Filialen gültig, wird dies bei der Auswahl der Mitarbeiter für das Abzeichnen berücksichtigt.

Nachweise

  • Welcher Mitarbeiter wann welchen Prozess abgezeichnet hat, kann über den Menüpunkt [Handbuch][Infos] abgerufen werden: unten gibt es eine Auswertung "Prozesse mit Abzeichnungen"
    • Diese Liste betrifft jeweils die aktuelle Version des Prozesses.
    • Der Nachweis der Abzeichnung für ältere Versionen findet sich im Archiv, jeweils als Ergänzung "Abzeichnugen" im Anschluss an den Prozess-Text.