Anlagen bearbeiten

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Das Bearbeiten von Anlagen soll hier im Deatil besprochen werden.

Das Verfahren ist im Prinzip das gleiche, das man auch anwenden würde, wenn man nicht mit dem web-basierten Handbuch, sondern nur mit einem Office-Programm sein Handbuch bearbeitet.

So würde man vorgehen ohne web-basiertes Handbuch:

  1. Die zu überarbeitende Anlage öffnen und unter einem neuen Namen speichern.
  2. Das Dokument bearbeiten und wieder speichern.
  3. Dem QMB die überarbeitete Version zur Prüfung vorlegen.
  4. Der QMB speichert eine Kopie der neuen Version dort, wo die übrigen aktuellen Anlagen des QM-Handbuchs gespeichert sind.
  5. Der QMB setzt die neue Anlage in Kraft und lässt sie abzeichnen.

Mit dem web-basierten sieht das so aus:

  1. Das Handbuch öffnen, die Anlage anklicken, öffnen und unter einem neuen Namen auf seinem PC speichern.
  2. Das Dokument bearbeiten und wieder speichern.
  3. Im Handbuch [neue Version heraufladen] wählen, die neue Version aussuchen und so im Handbuch speichern.
  4. Der QMB prüft die neue Version und setzt sie in Kraft.
  5. Die Abzeichnung wird automatisch in Gang gesetzt.

Im Detail sieht das dann so aus:

Die Anlage zum Bearbeiten auf dem eigenen PC bereitstellen

Zwei Wege bieten sich an:

  • Sie lassen sich den Prozess anzeigen und klicken auf die gewünschte Anlage
  • Wenn der Prozess nur als Beispielprozess existiert, öffnen Sie im Bereich Reaktion das Bearbeitungsfenster, wählen den Reiter [Anlagen] und klicken auf >Zeigen in der Zeile der gewünschten Anlage:

Anl2.png

Ihr Browser bietet Ihnen daraufhin die Optionen [Öffnen] und [Speichern]. Beides ist sinnvoll:

  • wenn Sie erst Speichern wählen, können Sie anschliessend noch [Öffnen] angeben;
  • wenn Sie sofort Öffnen wählen, müssen Sie sich später entscheiden, wo Sie das Dokument auf Ihrem PC speichern wollen.
Anl3.png

Das Bearbeiten

Nach "Öffnen" startet Ihr Office-Programm und die Anlage kann bearbeitet werden:

Anl4.png

Nach der Bearbeitung gehen Sie wie gewohnt vor:

Anl5.png

Anl6.png


Damit der QMB nun die neue Version prüfen kann, kopieren Sie diese Version dorthin, wo Sie allgemein zur Verfügung steht: in das Handbuch.

Das Heraufladen

Sie öffnen das Bearbeitenfenster für den Prozess und wählen den Reiter Anlagen:

Anl7.png

Mit [Durchsuchen] zeigen Sie dem Programm, wo sich die neue Version befindet:

Anl8.png

Nun zeigt das Formular Verzeichnis und Namen Ihrer Anlage an, die nun heraufgeladen werden kann:

Anl9.png


Damit Sie den angezeigten Namen der Anlage noch anpassen können, öffnet sich ein Eingabefenster:

Anla.png

Die neue Version wird nun als Vorlage unterhalb der (immer noch) aktuellen Version angezeigt:

Anlb.png

Da die bisherige Version der Anlage ja während der Bearbeitungszeit weiterhin in Kraft ist und benötigt wird, existieren nun zwei Versionen im Handbuch.
Der QMB prüft nun ggf. die neue Version, indem er

  • >Zeigen

wählt, und setzt sie anschließend in Kraft:

  • in Kraft setzen

Die bisherige Version wird durch die neue ersetzt und wandert ins Archiv.

  • >Vorlage löschen

entfernt die Version wieder aus dem Handbuch bei Nichtgefallen ....