Aufgaben des QMB

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Der Apothekenleiter (AL) ist ja zunächst der einzige Benutzer, den das Handbuch kennt. Wenn der AL im Mitarbeiterstamm den Mitarbeiter angelegt hat, der die Rolle des Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB) erfüllt, kann dieser anschliessend mit den gleichen Rechten wie der AL dieses Handbuch betreuen.

Alle Aufgaben, die hier für den QMB beschrieben sind, kann also auch der AL selber durchführen.

Stammdaten

In den Stammdaten werden nur die Informationen angelegt, die das Programm für die vorgesehene Darstellung des Handbuchs und der Prozessbeschreibungen benötigt. Über die Daten im Mitarbeiterstamm werden unter anderem die Abzeichnungsverfahren gesteuert, die Apothekenstammdaten werden für das Erscheinungsbild benötigt.

Daten der Apotheke

Um die Apothekenstammdaten zu pflegen, fahren Sie mit der Maus über das Feld Stammdaten des Menüs und klicken dann auf das sich öffnende Feld Apothekendaten:

Sta1.png
Um auf diesen Bereich zuzugreifen, müssen Sie sich ggfs. nochmals anmelden. Dies ist aber pro Sitzung nur einmal erforderlich.
Sta2.png Geben Sie Ihre Anmeldedaten ein und klicken dann auf >Anmelden


Das Stammdatenformular für die Apothekendaten
Sta3.png

Für die Apotheke:
Sta4.png
Füllen Sie die Felder unter "Apothekendaten" aus und klicken dann auf >Übernehmen.

Logo wählen

Wählen Sie zunächst das Standardlogo für die Anzeige.
Sta5.png
Nach >Übernehmen ist das Standardlogoaktiv:
Sta9.png
Ein eigenes Logo können Sie selber erstellen und mit "Durchsuchen" im Handbuch speichern. Verwenden Sie bitte eines der angegebenen Formate und achten Sie darauf, dass die Browser einige Formate nur bei 256 Farben darstellen. Wenn möglich, sollten Sie auch auf die Größe achten: nicht mehr als 200px wären günstig.

  • Tipp: Bei Problemen mit dem eigenen Logo schicken Sie bitte eine Vorlage per eMail an den Support. Wenn Sie Ihre Mandantenkennung angeben, stellen wir gerne das Logo ein!

Filialen anlegen

Das elektronische Handbuch unterstützt den Einsatz in Filialverbünden. Hierzu legen Sie in den Stammdaten bitte Namen und Anschrift von bis zu 3 Filialen an:

Sta4.png Klicken Sie in den Stammdaten der Haupstelle auf
>Filiale hinzu, um eine weitere Filiale einzutragen.
Sta6.png Füllen Sie die Felder aus und
nicht >Übernehmen vergessen.
  • Hinweis: Telefon und Fax werden für Filialen nicht benötigt - deshalb werden diese Felder nicht mehr angezeigt.

Filialen ändern

Um Die Daten einer Filiale zu ändern, füllen Sie das Formular entsprechen aus und klicken auf >Übernehmen.
Wenn Sie eine Filiale aus dem Handbuch entfernen wollen, klicken Sie auf >Filiale entfernen.
Sie werden zu einer Bestätigung aufgefordert.

Die Verbindung zwischen Filialen und Mitarbeitern sowie die Geltungsbereiche für die Filialen in den Prozessen werden automatisch korrigiert.

  • HINWEIS: Bitte prüfen Sie dennoch nach dem Löschen einer Filiale die entsprechenden Einträge in der Mitarbeiterverwaltung und in den Prozessbescheibungen!


Revisionsstände übernehmen

Falls Sie das web-basierte Handbuch auf der Basis eines bereits vorhandenen QM-Handbuchs erstellt haben, können Sie die Versionsstände des bisherigen Handbuch manuell nachpflegen.

Hierzu wählen Sie im Menü unter Einstellungen den Punkt Handbuch.
Vman 01.png

Dort finden Sie im unteren Bereich den entsprechenden Abschnitt:


Vman 2.png


Zuvor erhalten Sie einen Hinweis darauf, dass diese Eingabe nur für in Kraft gesetzte Prozesse möglich ist.

Vman 01a.png


Auf dem nun angezeigten Arbeitsblatt können Sie alle Revisionsstände entsprechend manuell anpassen. Dies können Sie auch in mehreren Schritten vornehmen.

Vman 3.png


Nach dem Ändern bitte auf [speichern] klicken!

Vman 4.png


Die manuelle Änderung eines Revisionsstandes wird in der Gliederung angezeigt, solange der manuelle Revisionsstand gültig ist:

Vman 5.png

Berufsgruppen und Mitarbeiter

Über [Stammdaten]-> [Mitarbeiter] können sowohl der Mitarbeiterstamm als auch die Berufsgruppen gepflegt werden.
Gr1.png
Die Stammdatenseite Mitarbeiter und Gruppen

Zuächst sollten die Gruppen angelegt werden, damit im zweiten Schritt diese für die Anlage der Mitarbeiter bereitstehen.

Berufsgruppen

Rolle der Berufsgruppen

Die Berufsgruppen werden ausschliesslich dazu benötigt, die (elektronische) Abzeichnungsleiste für geänderte Prozessbeschreibungen und Anlagen zu erstellen.

Diese Abzeichnungsleisten werden aus den Einträgen unter "WER" in den Prozessen generiert. Dort kann man statt Einzelnennungen der Mitarbeiter auch Gruppen eintragen. Wenn eine Abzeichnungsleiste benötigt wird, ersetzt das Programm dann die unter WER aufgeführten Gruppen durch die aktuellen Mitglieder.

Eine eins zu eins Zuordnung zwischen diesen Gruppen und den tatsächlichen Berufsgruppen ist nicht erforderlich. Man kann also durchaus z.B. die Gruppe "Apotheker" aufteilen nach verschiedenen Schwerpunkten, wenn dies sinnvoll ist.

In Filialverbünden wird zusätzlich berücksichtigt, ob der Mitarbeiter für die Filialen geführt wird, für die der Prozess gültig ist.

Anlegen einer Gruppe

Um eine neue Gruppe anzulegen, klicken Sie im rechten Fenster in der oberen Liste zunächst den Eintrag ">>> neue Gruppe anlegen" an und füllen dann das Feld Bezeichnung aus. Mit >Übernehmen werden die Daten gespeichtert und anschließend angezeigt.

Tragen Sie die erforderlichen Gruppen ein!

Mitarbeiter

Gr2.png
Die Anlage der Mitarbeiter erfolgt dann im linken Teil des Stammdatenfensters.

Apothekenleiter eintragen

Wählen Sie zunächst den Eintrag 1001 Apothekenleiter in der oberen Auswahlliste und füllen dann unten die Felder Namen, Gruppe usw. aus und speichern die Daten mit >Übernehmen.

Weitere Mitarbeiter anlegen

So legen Sie einen neuen Mitarbeiter an:

  • wählen Sie in der Auwahlliste ">>> Neuen Mitarbeiter anlegen"
  • Mit der Kennung meldet sich der Mitarbeiter an: Sie können statt einer Personalnummer auch eine andere kurze Bezeichung nehmen, etwa "LauraB", Pmeier etc. Ein zu langer Name ist allerdings nicht alltagstauglich ...
  • Zulässig sind hier alle Ziffern und alle Buchstaben. Groß/Kleinschreibung wird bei der Kennung ignoriert, nicht aber beim Passwort, das sich der Benutzer selber geben kann.
  • Ein neuer Benutzer bekommt zunächst die Kennung auch als Start-Passwort:
    • Beachten Sie bei Verwendung von Buchstaben, dass das automatische Start-Passwort für "LauraB" dann "laurab" lautet, also nur Kleinschreibung verwendet.
  • Wenn Sie das Häkchen bei "aktiv" entfernen, kann sich der Mitarbeiter nicht mehr anmelden.

Weitere Funktionen Mitarbeiterstamm

  • Mit "QMB-Funktion" können Sie die Kompetenzen (auch für mehrere Mitarbeiter) erweitern.
  • Mit Löschen würde der Mitrabeiter aus den Stammdaten entfernt.
  • Mit den Feldern Ein- und Austritt können Sie steuern, wie lange der Mitarbeiter im Handbuch arbeiten darf.
  • Wenn Sie – wie hier – mit Filialen arbeiten, markieren Sie jeweils, für welche Betriebsstätten der Mitarbeiter tätig ist: so werden die Abzeichnungsleisten für filialbezogene Prozesse gesteuert.
    • Ein Tipp: Wenn Sie mit der Maus über die Markierungskästchen der Filialen fahren, wird der vollständige Namen angezeigt, für den hier kein Platz war.