Das Handbuch erstellen

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Einführung

Der Bereich Redaktion

Das QM-Handbuch wird erstellt, indem die bereits bereitgestellten Beispielprozesse angepassst und individualisiert, geprüft und in Kraft gesetzt werden. Daneben können eigene Prozesse hinzugefügt werden. Dies geschieht im Bereich "Redaktion", der vom gültigen, das eigentliche QM-Handbuch ausmachenden Teil, strikt getrennt ist.

Diese beiden wichtigsten Bereiche des web-basierten elektronischen Handbuchs stehen somit am Anfang der Menüstruktur des Programms:

Red0.png

Über den Menüpunkt "Handbuch" sind die Bereiche zugänglich, die für den täglichen Einsatz des QM-Handbuches erforderlich sind.

Über Redaktion gelangt man in die Werkstatt, wo die Struktur des Handbuchs und die Prozess­bes­chrei­bungen erstellt und überarbeitet werden.

Zu Beginn stehen in der Redaktion alle Beispielprozesse bereit. Der QMB legt für jede Prozessbeschreibung fest, wer diesen Prozess redaktionell als Prozessverantwortlicher (PV) bearbeiten soll. Jeder Mitarbeiter, dem die Funktion des PV zugeteilt wurde, kann dann "seine" Prozesse innerhalb der Redaktion bearbeiten. Nach Abschluss der Bearbeitung durch den PV wird der Prozess durch den QMB nochmals geprüft und in Kraft gesetzt.

Nun erscheint die Prozessbeschreibung erstmals unter dem Menüpunkt "Handbuch" und ist im Inhaltsverzeichnis als neuer/geänderter Prozess gekennzeichnet.

Die vom Prozess betroffenen Mitarbeiter erscheinen in einer elektronischen Abzeichnungsleiste und sind gehalten, den Prozess durchzusehen und die Kenntnisnahme auf der Abzeichnungsleiste zu quittieren. Wer abgezeichnet hat und wessen Zeichen noch aussteht, ist jederzeit einsehbar.

Aufruf Redaktionsbereich

Wenn Sie auf "Redaktion" in der Menüleiste klicken, müssen Sie sich zunächst anmelden: Nur wer als Mitarbeiter angelegt ist, kann diesen Bereich nutzen. Durch Ihre Anmeldung ermöglichen Sie auch, dass das Programm gleich die Optionen anzeigt, die für Sie relevant sind.

Red1.png

Die Prozeessübersicht ist als aufklappbare Struktur dargestellt: Kicken Sie auf [alle aufklappen] oder eines der Kreuzchen in der linken Spalte, um alle oder einzelne Kapitel aufzuklappen. Ebenso erfolgt das Zuklappen, um eine übersichtlichere Darstellung zu erhalten. Anfangs werden alle Prozesse als unbearbeitete Beispielprozesse angezeigt, erkennnbar an dem B-Symbol vor dem Titel.

Das Bleistiftsymbol zeigt, dass der gerade angemeldete Benutzer (wird oben mittig angezeigt, hier Hannelore Schneider) der jeweilige Prozessverantwortliche ist: durch einen Klick auf das Symbol kann er mit der Bearbeitung des Prozesses beginnen oder sie fortsetzen. Wenn noch niemand als PV eingetragen ist, wird ersatzweise der AL als PV genannt.

Aufgaben des QM im Bereich Redaktion

QMB und AL haben in der Redaktionsansicht eine Option für die Anzeige erweiterter Aktionen: Neuanlage und Löschen von Prozessen und Kapiteln, Umbenennen von Kapiteln, Umstellungen in der Gliederung und Zuweisung des jeweiligen PVs.

Zum Aufruf dieser Funktionen wird in das vorgesehene Kästchen ein Häkchen gesetzt:

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QMB und AL haben in der Redaktionsansicht eine Option für die Anzeige erweiterter Aktionen: Neuanlage und Löschen von Prozessen und Kapiteln, Umbenennen von Kapiteln, Umstellungen in der Gliederung und Zuweisung des jeweiligen Pvs.

Zum Aufruf dieser Funktionen wird in das vorgesehene Kästchen ein Häkchen gesetzt:

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Alle Funktionen werden erläutert, wenn man mit der Maus über die Symbole fährt.

Funktionen für AL/QMB im Bereich der Redaktion (Optionen angeklickt):

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Zuteilung der Prozesse an Mitarbeiter / PV

Red6.png


Ein Klick auf das Bleistiftsymbol vor dem Prozesstitel öffnet ein Fenster, in dem man in einer Auswahlliste den neuen PV einstellen kann. Eine Änderung ist jederzeit möglich An der gleichen Stelle kann man dem Prozess auch einem neuen Gliederungspunkt zuordnen.

Prüfung überarbeiter Prozessbeschreibungen

Wenn der PV die Bearbeitung des Prozesses beendet hat (s. Abschnitt 4.7), wird dies im Redaktionsverzeichnis durch ein Symbol dargestellt:


Red7.png


Der QMB ruft nun ebenfalls über das Bleistiftsymbol den Bearbeitungsmodus für den Prozess auf:

Red8.png

Zunächst wird der QMH nun über >Vorschau die neue Version prüfen.

Danach wird der Reiter [Freigabe] angeklickt:

Inkraftsetzung von Prozessbeschreibungen: Die Freigabe

Die Freigabe-Maske des QMB:

Red9.png

Der QMB kann den Prozess nach der Prüfung entweder freigeben, das Dokument wieder in die Bearbeitung einstellen selber noch Korekturen durchführen.

  • Mit >Dokument freigeben setzt der QMB die neue Prozessbeschreibung in Kraft.
  • Als Version wird zunächst das Freigabedatum angeboten. Werden an einem Tag mehrere Versionen erstellt, werden diese mit ergänzendem A,B,C usw. angeboten.
  • Optional kann das Versionsdatum zurückdatiert werden, etwa wenn die Einstellung mehrerer Prozesse auf ein gemeinsames Datum erfolgen soll. Allerdings wird kein Datum vor der letzten Versionskennung angenommen.
  • Die Option Bearbeitung abbrechen steht auch dem PV während der gesamten Bearbeitungsphase zur

Verfügung: Mit dieser Option wird der ursprüngliche Zustand des Dokuments wiederhergestellt und alle Änderungen verworfen.

Nach der Freigabe des Prozesses wird der Prozess in der Übersicht mit einem "A" gekennzeichnet, was darauf hinweisen soll, dass ein geänderter Prozess [A]bgezeichnet werden muss.

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Beispielprozesse anpassen

Die hier beschriebene Vorgehensweise ist natürlich auch für das spätere Weiterentwickeln bereits in Kraft gesetzter Prozesse anzuwenden.

Die Beispielprozesse sind im web-basierten Handbuch bereits alle hinterlegt. Unter Redaktions erkennt man in der Übersicht unbearbeitet Beispielprozesse am Symbol [B].

Bei der Anzeige der Redaktionsübersicht erkennt das Programm, ob der angemeldetet Benutzer Prozessverantwortlicher für einen Prozess ist und zeigt für solche Prozesse ein Bleistiftsymbol vor dem Prozesstitel.

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Klickt man auf dieses Symbol, gelangt man in den Bereich für die Prozessbearbeitung:

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Die Unterpunkte der Prozessbeschreibung werden hier einzeln zur Bearbeitung angeboten. Durch Klick auf den entsprechenden Reiter gelangt man in die einzelnen Bereiche. Dort kann der Inhalt jeweils angepasst und mit >Übernehmen gespeichert werden.

  • Zusätzlich kann man sich jederzeit über >Vorschau (oberhalb der Reiter) den aktuellen Stand der Beschreibung insgesamt anzegen lassen.
  • Ein Klick auf >Beispielprozess öffnet in einem separaten Fenster die aktuelle Version des zugrundeliegenden Beispielprozesses – dies ist aber erst später interessant, wenn der Beispielprozess selber von der Kammer geändert wurde.
Die Bereiche der Prozessbeschreibung

Die Texte dieser "W-Bereiche" werden einzeln bearbeitet und jeweils mit ">Übernehmen" gespeichert. Für alle Texte (außer "Was") wird der integrierte Texteditor verwendet, der im vorab im Detail beschrieben wird.

Der integrierte Texteditor

Der Texteditor bietet die wichtigsten Textbearbeitungsfunktionen sowie einige zusätzliche Werkzeuge in eine Symbolleiste an:

Bea3.png


Wenn Sie mit der Maus über die Symbole fahren, erhalten Sie einen kurzen Hinweis auf die Funktionen – in der Abbildung auf die Funktion "Sonderzeichen einfügen". Die Anwendung der Funktionen kennen Sie aus anderen Programmen: Um z.B. einen Textbereich nachträglich fett zu schreiben, markieren Sie die Passage und klicken dann auf das entsprechende Symbol. Mit Grundkenntnisse in der Textbearbeitung werden Sie sich schnell zurechtfinden, einige Besonderheiten bei der Erstellung eines Textes innerhalb einer Internetan­wen­dung sollen hier aber erläutert werden:


Besondere Bearbeitungsfunktionen

Einige der Funktionen werden hier genauer beschrieben:

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HTML bereinigen
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HTML bereinigen
Mit dem integrierten Texteditor können Sie per "drag'n drop" – also durch Kopieren und Einfügen – Daten aus anderen Programmen einfach übernehmen. Alle Beispielprozesse sind auf diese Weise aus vorhandenen Word-Dateien enstanden.
Beim Einfügen fremder Inhalte werden die verwendeten Formatierungen übernommen. Allerdings gibt es unzählige technische Varianten, wie verschiedene Fromatierungen umgesetzt werden. Damit Sie die übernommen Formatierungen selber anpassen und/oder weiter nutzen können, haben wir zwei Funktionen in den Editor eingebaut, mit dem Sie übernommene Texte "bereinigen" können: also eine Vielzahl hier überflüssiger und nicht sichtbarer Informationen entfernen und gleichzeitig die weitere Bearbeitung ermöglichen.
Beide Funktionen – die hier abgebildete "HTML-bereingen" und daneben die Funktion "Bereinigen standard" – funktionieren ähnlich: bei "HTML-bereingen" können Sie noch spezifizieren, welche störenden Formatierungen Sie explizit entfernen möchten, die Standardvariante entfernt automatisch die Informationen, die meist stören.
Wenn Sie sich selber mit der Sprache HTML auskennen, ist "HTML-bereingen" für Sie die richtige Wahl.
Bitte beachten beim Bereinigen:
Diese Funktionen beziehen Sich immer auf den gesamten Text, es sollte deshalb kein Text markiert werden!
Bereinigen funktioniert nicht, wenn der Cursor vor dem allerersten Zeichen des Textes steht – einfach vorher irgendwo in den Text klicken.
Wenn das Ergebnis nicht gefällt, einfach die "Rückgängig"-Funktion verwenden: Der geschwungene Pfeil nach links.
"HTML-bereingen" zeigt Ihnen zunächst ein Fenster, in dem verschiedene Optionen angeboten werden.
Bea5.png
Die linke Spalte ist sozusagen "Pficht": diese Elemente sollten stets entfernt werden. Mit der rechten Seite müssten Sie ggfs. etwas probieren, das hängt sehr von der Art des eingefügten Textes ab. Nutzen Sie die "Rückgängig"-Funktion!
HTML bereinigen - die Zweite

Es wurde eine neue "Inline-Version" für das Bereinigen eingefügt:

  • geben Sie den Text !IMPORT! in eine neue Zeile/eine beliebige Stelle des Textes ein und klicken auf >übernehmen.



Vereinfachte Darstellung

Die vereinfachte Darstellung ist hilfreich, um auf einem langsameren PC zügiger arbeiten zu können, oder auch um Tabellen ohne Rahmen zu beschriften.

  • Bei Bedarf wird die Menüleiste um weitere Funktionen ergänzt.

Einfügen von Tabellen

Mit Hilfe von Tabellen kann man einen Text übersichtlich gestalten. Oft kann man sich in einer tabellarische Darstellung schneller orientieren, als in reinem Fließtext.

Um Tabellen zu nutzen, geht man in zwei Schritten vor:

  • Einfügen einer Tabelle
  • Gestalten der Tabelle

Das Einfügen selber ist sehr einfach:

  • Klicken sie an die Textstelle, an der die Tabelle eingefügt werden soll
  • Geben Sie diesen Befehl in den Text ein: !TABELLE 3 2! und klicken Sie dann auf >übernehmen
  • Es wird eine Tabelle mit 3 Spalten und 2 Zeilen eingefügt.

2011.08.1508h30m09s006.png

  • Mit dem Befehl !TABELLE 2 3! und >übernehmen erstellen Sie eine Tabelle mit 2 Spalten und 3 Zeilen!

2011.08.1508h30m24s007.png
Die Größe der Tabelle ändern Sie so:
Tab13.png


Eine Standard-Tabelle mit grauer erster Spalte

Mit dem Befehl !BOX! erstellen Sie diese Tabelle: Box.png

Neue Zeilen und neue Spalten einfügen oder löschen

Mit der rechten Maustaste in der gewünschten Spalte/Zeile erhalten Sie zusätzliche Befehle für das Erweitern und Ändern der Tabelle. Rmtab.png

Rmtab2.png


Direktformatierungen mit der rechten Maustaste

An vielen Stellen können Sie durch einen Klick mit der rechten Maustaste direkt im Text weitere Formatierungen durchführen:
Bea7.png

Anzeige nach Markieren eines Wortes und Klick auf die rechte Maustaste: Innerhalb des hier angezeigten Menüs können Sie weitere Menüs aufklappen.

Die Funktionen werden im Detail erklärt, wenn Sie auf das Hilfesymbol ganz rechts in der Menüleiste des Texteditors klicken. Es werden hier allerdings nicht alle in der Hilfe erklärten Funktionen angeboten.

Die W-Bereiche im Einzelnen

Was

Im Reiter Was wird der Titel des Prozesses festgelegt, den Sie eher selten ändern werden.

Da es sich hier um unformatierten Text handelt, erfolgt die Eingabe und das Ändern in einem einfachen Textfeld ohne die Textverarbeitungsfunktionen der anderen Bereiche.

Um den Titel zu ändern, klicken Sie mit der Maus in den Text. Klicken Sie auf >Übernehmen um die Änderungen zu übernehmen.

Warum

Der Bereich kann mit dem integrierten Texteditor geändert werden. Vergessen Sie nicht, >Übernehmen anzuklicken, wenn Sie Änderungen vorgenommen haben!

Wer

Der Bereich Wer erfüllt zwei Aufgaben:

  • die Bereitstellung der Abzeichnungsleiste
  • optional einen erläuternden Text

Der optionale Text kann genutzt werden, um Informationen zu vermitteln, die aus der reinen Auflistung von Begrufsgruppen und/oder Namen nicht hervorgehen.

Wenn ein optionaler Text verwendet wird, besteht der Bereich Wer in der Prozessbeschreibung zunächst aus dem optionalen Text, gefolgt von der Angabe Abzeichnen: und der Liste der eingetragenen Gruppen und Mitarbeiter.

Ohne den optionalen Text wird nur die Liste der eingetragenen Gruppen und Mitarbeiter aufgeführt.

Hinweis: Um jeder Diskussione um die Reihenfolge der Nennung in der Wer-Liste aus dem Wege zu gehen, ordnet das Programm unabhängig von Amt und Würden :-) die Liste alphabetisch, wobei zunächst die Gruppen, dann die Mitarbeiter aufgeführt werden.

Hier nun die Erfassungsmaske für den Bereich Wer W1.png

  • Den obligatorischen Text können Sie nach Klick in das Textfeld eingeben und ändern.
  • Die Anzeige darunter zeigt links eine Liste, der bereits vermerkten Gruppen und Mitarbeiter, rechst die Liste aller Gruppen und Mitarbeiter.
  • Ein Doppelklick auf einen Eintrag rechts ergänzt die Linke Liste, ein Doppelklick links entfernt den angeklickten Eintrag wieder.
  • Abschließend wie immer: Bitte >Übernehmen nicht vergessen!


Ausgabe der Werliste mit optionalem Text:

W6.png

Wo

Für den Bereich Wo wird ebenfalls der integrierte Texteditor verwendet.

Geltungsbereich bei Filialverbund

Im Bereich Wo wird im Filialverbund der Geltungsbereich eines Prozesses festgelegt. Standardmäßig sind alle Filialen angeklickt.

W7.png
Über diesen Eintrag werden gesteuert:

  • Die Auswahl der Mitarbeiter einer angegebenen Berufsgruppe in der Abzeichnungsleiste: Hier werden z.B. aus der Gruppe der Apotheker nur die angezeigt, für die in den Stammdaten die entsprechenden Betriebsstätten ebenfalls angekreuzt sind.
  • Die Anzeige im Kopfbereich des Prozesses, wo der Geltungsbereich nachgewiesen wird.

Wann

Wie

Anlagen

Über den Reiter "Anlagen" wird die Anlagenverwaltung geöffnet.

Vorab drei Anmerkungen:

  • Die Anlagenverwaltung ist über die Bearbeitung des Prozesses zugänglich. Eine Änderung der Anlagen ist auch ohne die Änderung der Prozessbeschreibung vorgesehen. Inkraft gesetzte geänderte / neue Anlagen werden sofort im Handbuchteil gültig.
  • Die Beispielanlagen zeigen, wie eine Anlage zu diesem Thema gestaltet werden kann. Oft bietet es sich an, dieses Beispiel als Ausgangspunkt der eigenen Anlage zu verwenden – also alles Beispielhafte zu löschen und Namen / Anschrift der Aptheke auszutauschen. Es kann aber auch sinnvoll sein, die Anlage selber neu zu erstellen. Hierzu bietet das web-basierte Handbuch einen Standardrahmen für eigene Anlagen.
  • Warum ist die Erstellung der Anlagen nicht integriert?
Wir könnten die Anlagen auch wie die Prozessbeschreibungen hier im Programm erstellen und bearbeiten. Das hätte sicher den Vorteil, dass z.B. immer Prozesstitel, Name der Apotheke etc. schon voereingestellt wären.
Der Nachteil wäre, dass wir auf die Nutzung sehr viel besser geeigneter Programme für die Erstellung von Flussdiagrammen, großen Tabellen, auf die Integration von Abbildungen usw. verzichten müssten.
Die hier gewählte Art der Dokumentenverwaltung überlässt es jedem Anwender selber, sich für ein solches Programm seiner Wahl zu entscheiden bzw. das zu nutzen, mit dem er zu arbeiten gelernt hat.

Hinweis: Das Abzeichnen neuer / geänderter Anlagen erfolgt nach Inkraftsetzen der Anlage ebenfalls hier im Handbuch.

Ein Kick auf den Reiter [Anlagen] öffnet die Anlagenverwaltung:

Anl1.png

  • Die Anlagen sind nummeriert von Anlage 1 bis Anlagen n
  • Für bereits vorhandene Anlagen – hier das Formular Verbesserungsvorschlag – werden über die Symbole in der Spalte "Aktion" diese Funktionen bereitgestellt:
    • Ändern der Bezeichnung Nach Klick auf das Symbol öffnet sich ein Eingabefenster, in dem Sie den Titel direkt ändern können.
    • Anlage löschen Diese Option sollten sie vorsichtig wählen: normalerweise werden bestehende Anlagen nicht gelöscht, sondern durch neue Versionen ersetzt.
    • >Zeigen lädt die Anlage in einem neuen Fenster.
    • >neue Version heraufladen ist eine Option, die zu jeder bestehenden Anlage angeboten wird.
  • Eine neue Anlage erstellen Sie, indem Sie zunächst mit einem Office-Programm ein Dokument erstellen – das kann auch eine Excel-Tabelle, eine eingescannte Bedienungsanleitung oder ähnliches sein - und klicken dann in der letzten Zeile der Anlagenverwaltung auf "Durchsuchen" um Ihr Dokument wie oben beschrieben, heraufzuladen:

Anlc.png
Mit [Durchsuchen] in Neue Anlage (letzte Zeile) laden Sie zusätzliche Anlagen in Ihr Handbuch. Das weitere Verfahren ist analog zum iben beschriebenen.

Wie Sie eine neue Version einer Anlage erstellen, wird hier im Detail erläutert: Anlagen bearbeiten.

Die weiteren Bereiche im Bearbeitungsfenster

Verweise

Unter Verweise können Hinweise auf andere Dokumente und Quellen als Klartext hinterlegt werden. Nach dem Ändern bitte jeweils >Übernehmen klicken.

Künftig werden hier noch Verbindungen zu anderen Quellen (z.B. Gesetzestexte) hinterlegt, die automatisch aktualisiert werden.

Verbindungen

Die Verbindungen ermöglichen es, aus der Prozessbeschreibung heraus direkt einen verwandten Prozess aufzurufen.

  • Durch Klick auf die entsprechenden Symbole (Hinweise beim Überstreichen mit der Maus beachten) können Verbindungen eingerichtet oder gelöscht werden.
  • Aktuell erfolgt KEINE automatische Zurückverlinkung.

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  • Änderungen hier werden unmittelbar gespeichert.

Historie

Unter dem Reiter Historie dokumentiert der Prozessverantwortliche nach Abschluss der Überarbeitung, welche Änderungen er in der vorliegenden Version vorgenommen hat.

Diese Informationen können die Mitarbeiter einsehen, wenn Sie die neue Version abzeichnen. Zusätzlich angezeigt werden alle davorliegenden Einträge seit der letzten Zertifizierung. Im Archiv werden die Änderungsangaben jeweils für die archivierte Version bereitgestellt.

Freigabe

Der Bereich Freigabe wird sowohl vom PV als auch vom QMB benutzt, um die Bearbeitung eines Prozesses abzuschließen. Der aktuelle Bearbeitungsstatus wird jeweils angezeigt, gefolgt von den jeweils zur Verfügung stehenden Optionen.

PV: Bearbeitung beenden
  • Zunächst wählt der PV diesen Bereich an, um mitzuteilen, dass die Bearbeitung abgeschlossen ist. Hierzu klickt er auf den Link >Bearbeitung beenden.

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  • Das Programm prüft, ob alle Bereiche ausgefüllt sind. Falls nicht, wird ein entsprechender Hinweis angezeigt.
  • Solange der QMB den Prozess noch nicht in Kraft gesetzt hat, stehen dem PV weiterhin zwei Optionen zur Verfügung:
    • Er kann die >Bearbeitung wieder aufnehmen.
    • Er kann die Bearbeitung abbrechen mit den aufgeführten Folgen. (Der Hinweis "Die Anmeldung als AL/QMB ist erforderlich." wurde entfernt.)

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QMB: Freigeben

Der QMB prüft die geänderte Prozessbeschreibung und setzt sie in Kraft, indem er nach Klick auf >Dokument Freigeben die angezeigte Nachfrage "Bitte bestätigen ..." mit der Eingabe von "ja" quittiert.

Hinweis

Dies und die Wahl der Version ist unter Aufgaben des QMB in der Redaktion beschrieben.


Optionen Infoleiste: Vorschau und Beispielprozess

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In der Infoleiste zwischen Menü und dem Bearbeitungsfenster sind zwei Optionen im Zugriff:

Vorschau

Mit Vorschau ruft man eine neue Seite auf, in der die Prozessbeschreibung im aktuellen Zustand der Bearbeitung dargestellt wird. Dies erleichtert die Kontrolle während der Arbeit.

Die Vorschau erscheint in einem neuen Fenster und trägt einen Hinweis auf den Status des Dokuments.

Beispielprozess

Über > Beispielprozess erhält man (soweit vorhanden) in einem neuen Fenster die Ansicht des Beispielprozesses zum gerade bearbeiteten Titel.

Zu Beginn der Erstellung eines Handbuchs ist das noch nicht so interessant – allerdings zeigt diese Funktion stets die aktuellste Version des Beispielprozesses, wovon man dann später durch die direkte Gegenüberstellung profitieren kann.