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Inhaltsverzeichnis

Neue Option: "1:1 Übernahme von (geänderten/neuen) Musterprozessen"

aktuell müssen wir das Modul nochmal stoppen, kommt bald wieder!

Als AL/QMB findet man in der Redaktion oben rechts nun einen Link in ein neues Modul, mit dem Musterprozesse 1:1 in die Redaktion übernommen werden können.

Details findet man im Modul unter [Info]


Hinweis: "Informationsexemplar" (Nur Onlineversion unterliegt dem Änderungsdienst)

Dieser Hinweis wird für jeden Ausdruck eines Prozesses generiert, um den ISO-Anforderungen bezüglich des Änderungsdienstes für gedruckte Handbücher gerecht zu werden.

Wer auf diesen Hinweis verzichten möchte, kann ihn unter "Einstellungen" - "Handbuch" deaktivieren!


Neue Mitarbeiter unter "Wer" in aktuelle Version aufnehmen

Wenn unter Wer? ein neuer Mitarbeiter / eine neue Mitarbeitergruppe hinzugefügt wird, kann man wählen, dass dieser Eintrag auch ohne neuen Versionsstand des Prozesses übernommen wird. Hierdurch wird auch die Hinzunahme einer neuen Mitarbeiter-Gruppe (konkret gewünscht: Praktikanten für spezielle Berufsgruppen) zu einem Prozess ermöglicht, ohne dass alle neu abzeichnen müssen.

Bitte beachten: soll eine Gruppe entfernt werden, ist weiterhin ein neuer Versionsstand erforderlich.

Gliederung

  • Die Gliederung wird nun mit den Abschnitts-Überschriften angezeigt.
  • Die "Verbergen"-Funktion für Kapitel ist nun auch in der Gliederung wirksam!

Neue Funktionen im Editor

Im Bereich WIE? gibt's einige Neuerungen, die insbesondere die Arbeit mit importierten Texten und defekten Formatierungen erleichtern!

Anleitung

Sicherheitslücke bei Internetverbindungen: QM-HB.de NICHT BETROFFEN

Die Verbindung mit unserem Server https://qm-hb.de ist NICHT von der aktuell in den Medien gemeldeten Sicherheitslücke betroffen.


Verstecken von Kapiteln für unbenutzte Prozesse

Wenn man (Beispiel-)Prozesse nicht benötigt, kann man sie in ein eigenes Kapitel an das Ende des Handbuchs verschieben - z.B. 100 Unbenutzte Prozesse.

Bisher wurde dieses Kapitel selber als Überschrift leider in der Inhaltsübersicht weiterhin angezeigt

Nun kann man solche Kapitel verbergen, indem man an den Namen des Kapitels den Text !hide! anfügt.

Beispiel: Unbenutzte Prozesse !hide!

Bitte beachten: Verborgene Kapitel sollten nicht verschachtelt sein

  • wenn 99 verborgen ist, sollte nicht 99.1 zusätzlich als verborgen gekennzeichnet werden



Neues Textverarbeitungsmodul

Ab dem 3. September 2013 setzen wir ein neues Textverarbeitungsmodul ein, das die Überarbeitung der Inhalte deutlich komfortabler gestalten sollte.

Für Anwender der InternetEplorers Version 8 und kleiner können wir diese Version leider nicht bereitstellen: bitte aktualisieren Sie Ihren Browser oder verwenden Sie einen anderen :-)



Inhaltsverzeichnis für angemeldeten Anwender verbessert

Wenn man sich angemeldet hat (über die Funktion [Handbuch]->[Abzeichnen] oder nach Zugriff auf die Redaktion) werden nun im Inhaltsverzeichnis auch diese Informationen angezeigt:

  • Ein leeres Blatt als Symbol vor dem Prozess zeigt an, dass der angemeldete Mitarbeiter von diesem Prozess nicht betroffen ist (im Sinne von 'er steht nicht unter WER').
  • Neu: Wenn ein Paragraph angezeigt wird, hat der Mitarbeiter abgezeichnet - als Info wird das Datum angezeigt, wenn die Maus über das Symbol fährt.
  • Abzuzeichnende Prozesse schmückt nach wie vor das beliebte 'A' :-)

Offline-Handbuch nun mit integrierter Aktualitätsprüfung

Ab dem 09. Juli 2013 kann man nun die Aktualität einer Offline-Kopie seines Handbuchs überprüfen. Hierzu muss das Gerät, mit dem man die Offline-Kopie liest, über einen Internetzugang verfügen.

Die Funktion listet alle abweichenden Prozesse und Anlagen auf.



Offline-Handbuch nun auch für Mitglieder der BLAK verfügbar!

Was diese Funktion bereitstellt, lesen Sie hier, 8 Themen weiter unten unter dem Titel Offline-Kopie!

ISO-Zuordnung nun editierbar

Zusammenfassung

Wenn AL oder QMB angemeldet sind, kann in der Anzeige der Gliederung die ISO-Zuordnung editiert werden.

Vorgehen

Um die ISO-Zuordnung anzupassen, bitte als AL/QMB anmelden, die Gliederung aufrufen, auf das entsprechende ISO-Feld klicken und im neuen Fenster den gewünschten Wert eintragen.

Ein leeres Feld führt ggf. wieder zur Anzeige der ursprünglichen Zuordnung. Soll diese NICHT angezeigt werden, bitte ein - (Minuszeichen) eintragen!

Download von Word-Dokumenten

Zusammenfassung:

Beim Download von Word-Anlagen wird zur Verbesserung der Stabilität ein Zwischenschritt implementiert, bei dem man nochmals auf einen Link zum Start des Downloads klicken muss.

Hintergrund:

Bei einigen Anwendern zeigen sich zunehmend Probleme beim Download von Word-Dateien. Dies liegt am Zusammenspiel der jeweils installierten Word-Version und dem verwendeten Browser. Hier wollen wir nun mehr Stabilität erreichen, indem die Datei zum direkten Download angeboten wird: so kann der Browser selber mehr Informationen zur Art der Datei abrufen.

Auf der zusätzlich angezeigten Seite ist ein Rückmeldungsformular integriert, mit dem Sie uns schnell Ihre Erfahrung zum Verfahren mitteilen können!

Diese Änderung wurde am 17.06.2013 um 15:35 Uhr aufgespielt.

Internes Audit: Neue Unterstützung gemäß Prozess 1.4 (BLAK-Beispielprozess)

Eine umfassende Anleitung gibt's aktuell als Videoanleitung Internes Audit. (Bitte oben auf das PLAY-Symbol klicken und Lautsprecher einschalten.)

Hier die Kurzbeschreibung, die unter Stammdaten - Apothekendaten angezeigt wird, bevor man auf das neue Verfahren umschaltet.

Nachgereicht wird noch das Ausfüllen der Anlage 3 zur Bewertung des QM-Systems durch die Apothekenleitung.

Das neue Verfahren ist für bestehende Handbücher wählbar, für neue Handbücher obligatorisch.

Das Verfahren steht bislang nur Apotheken in Bayern zur Verfügung!




Der Bereich Abzeichnen wurde nochmals überarbeitet

  • Ein Kapitel "Abzeichnen" findet sich nun auch in der Anleitung [1]
  • Warum schon wieder etwas Neues???: Es gab bislang einige zwar seltene, aber dann doch markante Situationen, in denen das bisherige technische Verfahren nicht wie erwartet funktionierte. Hier ein paar Situationen, in denen bislang zu ungenau verfahren wurde:
    • Abzeichnen von Anlagen: Wurden Anlagen geändert und sollten abgezeichnet werden, nachdem das Abzeichnen des Prozesses begonnen, aber noch nicht abgeschlossen worden war, wurde dies nicht korrekt abgebildet: das Abzeichnen hätte für alle Mitarbeiter erneut beginnen müssen.
    • In diesem Fall wären dann auch unterschiedliche Angaben zu "geändert wurden" erforderlich gewesen,
    • Bei der Darstellung der noch abzuzeichnenden Prozesse wurde in der mitarbeiterspezifischen Darstellung der eventuell eingeschränkte Gültigkeitsbereich nicht mit dem Einsatzort des Mitarbeiters abgeglichen.

In der neuen Version sollten diese Mängel ausgeräumt sein.
Datum der Aktualisierung: Die Änderungen wurden am 23.12.2012 aufgespielt.




Weitere neue Optionen für übernommene "Papierhandbücher"

Unter [Einstellungen] - [Handbuch] gibt es zwei weitere Optionen:

  • In diesem Handbuch noch fehlende Abzeichnungen durch den Hinweis "siehe altes Handbuch" ersetzen
    • Diese Funktion entfernt alle [A] im Inhaltsverzeichnis
    • Alle offenen Abzeichnungsaufträge werden im Nachweis der Abzeichnungen (unter [Handbuch][Info] Prozesse und Abzeichnungen) mit dem Hinweis "siehe altes Handbuch" notiert.
  • Alle bisher beim Anpassen entstandenen Dokumente aus dem Archiv entfernen. (=Archiv leeren!)
    Mit dieser Funktion wird das Archiv gesichert und geleert. Hiermit können bei der Übernahme entstandene Zwischenstände und zuvor vorhandene Musterprozesse aus dem Archiv entfernt werden.
    Ein späterer Zugriff auf so entfernte Dokumente ist nur über den Support möglich!




Es gibt sie wieder: Die freien Termine im Kalender

Ab dem 27.09.2012 haben wir den Kalender um die Funktion prozessunabhängiger Termine erweitert.
Dies bedeutet, dass man ab sofort wiederkehrende und einmalige Termine frei im Kalender eintragen kann.
Hierzu wurden diese beiden Menüpunkte hinzugenommen:

  • Kalender: Termin anlegen und
  • Kalender: Termin ändern

Termine anlegen kann jeder Mitarbeiter, Termine ändern (und löschen) können nur AL und QMB sowie jeweils der Mitarbeiter, der den Termin auch angelegt hat.

Freie Termine werden immer für alle Mitarbeiter angezeigt. Zusätzlich haben wir eine Zuordnung zu den Filialen vorgesehen, die aber nicht nicht ausgewertet/angezeigt wird.


Bitte beachten:

  • Die freien Termine im Kalender sind noch in der Erprobungsphase.
  • Bitte melden Sie uns Unstimmigkeiten, die Ihnen auffallen!
  • Dieses addon wird ohne eine Gewährleistung angeboten, Schadensersatzansprüche aus eventuellem Fehlverhalten müssen wir generell ausschließen.






Editor aktualisiert

Ab dem 23. August 2012 haben wir eine neue Version des Texteditors im Einsatz. Laut Hersteller wurde die Kompatibilität zu allen Browsern und Fremddaten weiter verbessert.
Bei Auffälligkeiten bitte kurze Meldung an den Support!


Offline-Kopie

Um auch ohne Internetzugriff das Handbuch nutzen zu können, können Sie sich eine "Offline-Kopie" erstellen. Diese Kopie können Sie auf der Festplatte Ihres PCs oder auch auf einen USB-Stick speichern. Sie haben Zugriff auch auf alle Anlagen und Verbindung.

Anleitung: Erstellen Kopie des Handbuchs


Auditorenmodul

Heute - 16.07.2012 - wurden umfangreichen Änderungen im Zusammenhang mit einem neuen Modul für die Auditoren aufgespielt.


Schulungsvideos

Unter Hilfe -> Anleitung können Sie nun unsere ersten Schulungsvideos herunderladen!


Individuelle Abzeichnungsansicht

Die bekannte Ansicht der noch abzuzeichnenden Prozesse im Inhaltsverzeichnis wurde durch 2 wichtige Funktionen ergänzt:

  • Nach dem Anmelden (z.B. über Einstellungen -> Mein Konto, oder nach Zugriff auf die Redaktion) werden nur noch die Prozesse mit einem A angezeigt, die vom angemeldeten Mitarbeiter selber abzuzeichnen sind. Ihn nicht betreffende Prozesse werden ohne besondere Kennzeichnung angezeigt, der Paragraph kennzeichnet in dieser Ansicht nur noch die vom Mitarbeiter abgezeichneten Prozesse.
  • In der individuellen Ansicht - also nach dem Anmelden - werden dem Mitarbeiter nun zusätzlich die Prozesse mit einem A gekennzeichnet, die vor seinem Eintritt in die Gruppe / die Apotheke bereits in Kraft gesetzt wurden.

Dies ist nicht nur für neue Mitarbeiter wichtig, sondern auch dann, wenn Mitarbeiter erst nach Inkraftsetzen eines Prozesses in die Stammdaten aufgenommen wurden oder die die Gruppe gewechselt haben.

Bitte beachten Sie diese Details:

  • Wenn alle Mitarbeiter, die zum Zeitpunkt der Inkaftsetzung über WER benannt waren, den Prozess abgezeichnet haben, erhält er in der Übersicht das Symbol "Paragraph". Dieses Symbol bleibt in der allgemeinen Übersicht auch dann erhalten, wenn durch Gruppenwechsel eines Mitarbeiters dieser nun zusätzlich den Prozess abzeichnen muss.
  • Die Kennzeichnung 'A' wird nur in der Ansicht dieses betroffenen Mitarbeiters angezeigt.
  • Wenn AL oder QMB verbindlich prüfen wollen, ob aktuell alle Prozesse auch von neueren Mitarbeitern abgezeichnet wurden, muss hierzu die Ausgabeliste "Prozesse und Abzeichnungen" unter dem Menüpunkt "Handbuch" -> "Info" abgerufen werden!






Liste der Anlagen zum Nachweis des Revisionsstandes

Im Hauptmenü unter [Handbuch] wird nun der Punkt [Anlagen] angeboten. Es wird eine aktuelle Liste der freigegebenen Anlagen aller in Kraft gesetzten Prozesse generiert.

Die Liste dient diesen Aufgaben:

  • Nachweis des Datums der Freigabe aller Anlagen - insbesondere für die Handbuchprüfung durch den Auditor.
  • Direkter Zugriff auf alle Anlagen: die Titel sind mit einem Link versehen, so dass man aus der Liste heraus direkt Anlagen abrufen kann, ohne zuvor den Prozess aufrufen zu müssen.






Möglichkeit der Anpassung des Revisionsstandes nach Übernahme eines vorhandenen Handbuchs

Wenn Sie ein vorhandenes QM-Handbuch in das web-basierte übernehmen, wird zunächst das aktuelle Datum als Revisionsstand eingetragen.






Neue Option für die Speicherung von Ursprungsdateien zu PDF-Anlagen

Der Einsatz von PDF-Dateien als Anlage hat viele Vorteile:

  • Die Anzeige ist deutlich schneller im Vergleich zu Word- oder Excel-Dateien, wo zuvor immer noch das Office-Programm geladen werden muss.
  • Es entfällt die neue, sehr langwierige Sicherheitsüberprüfung innerhalb des InternetExplorers.
  • Der Anwender kommt nicht auf die Idee, die Anlage mal auf die Schnelle zu ändern, ohne dass sie dauerhaft gespeichert würde.

Allerdings gab es bisher auch einen Nachteil:

  • Wenn man aus dem Worddokument ein PDF erstellt und ins Handbuch lädt, muss man das Original selber irgendwo speichern, um es bei Bedarf wieder ändern zu können.

Ab sofort können Sie zu PDF-Anlagen zusätzlich die Quell-Datei mitspeichern - sogar nachträglich für alle bereits heraufgeladene PDF-Anlagen!
Wir haben ein kleines Video gedreht, das die Anwendung erklärt - bitte mit Ton abspielen, sonst hat der Film etwas Quizzhaftes :-)
Video Anlagenoptionen
Falls das Video nicht korrekt angezeigt wird, eventuell lokal speichern und z.B. mit dem Windows-Media-Player abspielen.




Vereinfachtes Bereinigen importierter Texte im Editor

Es wurde eine neue "Inline-Version" für das HTML-Bereinigen eingefügt:

  • Im Texteditor geben Sie nach dem Einfügen neuer Textpassagen aus Word etc. den Text !IMPORT! in eine neue Zeile/eine beliebige Stelle des Textes ein und klicken auf >übernehmen.







Tabelle erstellen

Das Anlegen von Tabellen wurde vereinfacht.
Eine Anleitung finden Sie unter Tabellen.




Internes Audit implementiert

der Bereich Internes Audit wurde am 10.08.2011 implementiert.
Wie immer, sind wir dankbar für Hinweise auf eventuelle Unwuchten und Ergänzungswünsche

  • Für die bereits elektronisch zertifizierten Apotheken werden wir in den nächsten Tagen die erforderlichen Daten (Datum der Zertifizierung) einstellen, da dies bislang nicht automatisch erfolgte.
    Sie können das aber auch selber unter [Stammdaten] > Apothekendaten erledigen!


Neue Listen unter Info

Unter dem Menüpunkt Handbuch -> Info finden Sie als neue abrufbare Liste "Prozesse mit Abzeichnungen", über die nun der Nachweis der Abzeichnungen möglich ist.




Ergänzung des Wiki: Anleitung für die Bearbeitung der Gliederung

Zum Thema "Änderung der Gliederung / Neuanlage von Kapiteln und Prozessen" gibt es nun eine ausführlichere Anleitung Gliederung bearbeiten.




Änderung im Gliederungskonzept: Bildung von Unterprozessen

Ab sofort [24.01.2011] können auch zu Prozessen Unterpunkte angelegt werden.

  • In vielen bisherigen Handbüchern war es Praxis, einem Prozess Unterprozesse zuzuordnen. Bislang war das hier im Handbuch nicht möglich: Ein Gliederungspunkt stand entweder für einen Prozess oder ein Unterkapitel.
  • In Abstimmung mit der Kammer haben wir dies auf mehrfachen Wunsch der Anwender nun geändert.
  • Nutzen Sie die Optionen der Änderung der Gliederungspunkte für Prozesse und Kapitel, um diese neue Option bei Bedarf einzusetzen!

Einige Anwender haben sich leider schon die Mühe gemacht, die Struktur ihrer Handbücher entspechend der zuvor eingeschränkten Möglichkeiten anzupassen - für diese Unannehmlichkeit müssen wir um Nachsicht bitten! Wir haben wohl in der Testphase nicht deutlich genug vermittelt, dass das Konzept hier sehr streng umgesetzt wurde. Wir selber kannten umgekehrt aus den bisherigen QMS-Anwendungen die Option von Unterprozessen nicht.




Änderung im redaktionellen Teil: Gliederungspunkte für Kapitel änderbar

Ab sofort [03.12.2010] können auch die Gliederungspunkte von (Unter-)Kapiteln geändert werden.

  • Rufen Sie den Bereich [Redaktion] auf.
  • Markieren Sie "Optionen für Neuanlage ...".
  • Klicken Sie auf das Stift-Symbol vor dem Titel des Kapitels, das Sie ändern möchten.
  • Geben Sie vor dem Titel die neue Gliederungsposition ein.
  • Alle untergeordneten Prozesse und Unterkapitel werden sinngemäß umbenannt.
  • Erweitern Sie ggfs. in der erneuten Anzeige die Ansicht des Unterkapitels zur Prüfung.

Es wird überprüft, ob der neue Gliederungspunkt als Kapitel zulässig ist. Fehlende Zwischenebenen werden ggfs. automatisch durch den Eintrag "unbenannt" ergänzt.

Neue Prozesse im Beispielhandbuch

Mit Datum 25.11.2010 wurden diese Prozesse in das Beispielhandbuch eingestellt:

  • 5.1 Ernährungsberatung
  • 5.6 Anmessen und Verkauf von Kompressionsstrümpfen
  • 5.7 Versand von Arzneimitteln nach § 11a ApoG

Diese Prozesse standen bisher nur als leere Schablone im Beispielhandbuch.

So übernehmen Sie die Inhalte in das eigene Handbuch:

  • gehen Sie bitte in die Redaktion und rufen die Prozesse einzeln zur Bearbeitung auf;
  • In der Info-Zeile über dem Bearbeitungsrahmen sehen Sie den Link >Musterprozess.
  • Wenn Sie darauf klicken, wird der neue Beispielprozess angezeigt.
  • Nutzen Sie in dieser Anzeige die Schaltflächen "Übernehmen", um einzelne Bereiche in Ihr Handbuch zu kopieren.

Hinweis zu den Anlagen

  • Eine automatisierte Übernahme der Anlagen ist bisher nicht vorgesehen, erscheint aber sinnvoll. Ein Problem hierbei ist, dass auch zu den bisher 'leeren' Beispielprozessen bereits mit Anlagen versehen sind, deren Behandlung noch unklar ist.
  • So Übernehmen Sie die neuen Anlagen:
    • Klicken Sie in der Anzeige des Beispielprozesses auf die Anlage[n] und speichern Sie diese auf Ihrem Rechner.
    • Gehen Sie in der Redaktion auf den Reiter "Anlagen" des Prozesses und wählen dort für die erste, zweite, dritte etc. Anlage die Option "Neue Version" und laden dann die eben gespeicherte Kopie in den Prozess und geben diese danach frei.

Grüße aus dem Münsterland!

Ab jetzt: das Neueste immer ganz oben

Anlagen werden sofort geöffnet

25.10.2010: Wenn man auf eine Anlage klickt, wird diese sofort geöffnet, soweit es sich um ein WORD- oder ein PDF-Dokument handelt.
Wenn man das Dokument alternativ direkt speichern möchte, kann man dieses Verfahren nutzen:
Mit der rechten Maustaste auf den Link klicken und im folgenden Menü dann "Speichern unter" wählen :-)


Start des Infosystems

Willkommen im neuen Info- und Hilfesystem des web-basierten QM-Handbuchs!

Hier wollen wir Sie künftig informieren, wenn es aktuelle Meldungen aus der Entwicklung und dem Support gibt.
... und das ist dann schon die erste Meldung gewesen :-)

Das Wiki-System in Betrieb

Schauen Sie sich um, die Hilfe wird künftig vollständig hier stattfinden!

Abzeichnung für Anlagen

Am 14.09.2010 haben wir noch einmal alle offenen Abzeichnungen für Anlagen zurückgesetzt - es waren aus der Testphase noch zu viele Aufträge anhängig.

Abzeichnung für Anlagen optional

Am 20.09.2010 wurde die Formulierung "Anlage in Kraft setzen" durch "Anlage freigeben" ersetzt. Gleichzeitig haben wir die elektronische Abzeichnung der Anlagen nun optional vorgesehen.
Hinter dem ">Freigeben"-Befehl findet sich ein Optionsfeld, in dem man das Abzeichnen der Anlage im elektronischen Handbuch aussetzen kann.

Neue Version am 25.09.2010

  • Ab heute sind im Bereich [Kalender anzeigen] die ersten Funktionen freigeschaltet worden.
  • Die zyklischen Einträge für WANN in freigegebenen Prozessen werden nun angezeigt. Die Funktion muss noch eingehend getest werden: wenn jemand Unstimmigkeiten findet, bitte kurz melden!

Neues am 12.10.2010

  • Unter Verweise können nun auch externe Links, also aktive Verbindungen auf andere Internetseiten eingebunden werden.