Internes Audit

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Nachfolgende Hinweise beachten: neues Verfahren ab April 2013 verfügbar!

Das hier beschriebene Verfahren betrifft alle Kammern außer Bayern. Mitglieder der BLAK, die das Handbuch bereits vor April 2013 nutzten, können unter Stammdaten -> Apothekendaten -> Datum Zertifikation zum neuen Verfahren wechseln, Neuanwender ab April 2013 nutzen automatisch das neue Verfahren.

Das neue Verfahren ab 2013 wird hier beschrieben.

Wie unterstützt das elektronische Handbuch das Interne Audit?

In den drei Jahren zwischen der (Re-)Zertifizierung und der nächsten Rezertifizierung sollen jährlich einmal alle Prozess intern auditiert werden.

  • Mit dem elektronsichen Handbuch erhält man dabei jederzeit eine Übersicht, welche Prozesse jeweils noch offen sind. Hierzu wird gespeichert, wann ein Prozess auditiert wurde und wann ein Prozess zuletzt überarbeitet oder erstmals freigegeben wurde.
  • Bei erstmaliger oder erneuter Freigabe eines (überarbeiteten) Prozesses ist im jeweils aktuellen Jahr kein internes Audit mehr nötig.
  • Alle übrigen Prozesse kann sich der AL / QMB als Liste anzeigen lassen, um einen oder mehrere Prozesse für einen Termin für ein internes Audit zu markieren.
  • Im Laufe der Zeit erhält man dann eine Übersicht, welche Prozesse in den drei Jahren jeweils wann auditiert wurden.

Details hierzu werden in der Anleitung deutlicher.


Voraussetzungen

  • Das Interne Audit beginnt immer erst nach der ersten Zertifizierung.

So verfahren Sie, wenn Sie bereits zertifiziert sind:

  • Wenn Sie bereits zertifiziert waren, als Sie mit dem elektronischen Handbuch begonnen haben, können Sie die Unterstützung durch das Handbuch nutzen:
  • Nicht sinnvoll ist die Nutzung dann, wenn Sie innerhalb der ersten 12 Monate nach Einsatz des elektronischen Handbuchss rezertifiziert werden: Da alle Prozesse neu eingestellt wurden, haben sie den Status "frisch abgezeichnet" und werden vom Programm nicht zur erneuten Prüfung vor der Zertifizierung angeboten.
  • Liegt die Zertifizierung weniger als 2 Jahre zurück, kann das Interne Audit für das letzte oder die beiden letzten Jahre vor der Rezertifizierung genutzt werden.
  • Wenn Sie das Handbuch zur Unterstützung des Internen Audits nutzen wollen, müssen Sie einmal im Menü "Stammdaten" unter "Apothekendaten" das Datum der Zertifizierung angeben, damit das Programm die drei Jahre jeweils einteilen kann:

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Was ist zu tun, wenn Sie noch nicht zertifiziert wurden?

  • Nach der Zertifizierung wird die Unterstützung des Internen Audits Ihnen automatisch unter [Internes Audit] bereitgestellt.




Aufruf

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Über den Menüpunkt [Internes Audit] und [Auditplan] gelangt man in die Übersichtsseite Internes Audit:


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  • Im oberen Bereich [Datum der Zertifizierung] ist der bisherige Verlauf des Internen Audits seit der letzten Zertifizierung dargestellt. Im dargestellten Beispiel sind der erste und der zweite Zyklus bereits abgeschlossen, aktuell befinden wir uns im letzen Jahr vor der Rezertifizerung.
  • Im mittleren Bereich [Termine für Internes Audit] kann man Details zu vorgemerkten Audit-Terminen abrufen.
  • Im unteren Teil [Prozesse, die im aktuellen Zyklus noch auditiert werden müssen] werden alle im aktuellen Zyklus noch zu auditierenden Prozesse gelistet. Hier werden Prozesse für neue Termine zusammengstellt.

Ansicht bisheriger Zyklen

Im oberen Bereich kann man - soweit bereits vorhanden - die Ergebnisse bisheriger Zyklen abrufen.
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Hierzu bitte auf > Bericht aufrufen klicken.

Der angefordertet Bericht wird in einem eigenen Fenster angezeigt und kann direkt ausgedruckt werden.

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  • Für dieses Beispiel haben wir nur 7 Prozessen in das Handbuch eingestellt.
  • Im zweiten Jahr nach der Zertifizierung wurden für alle Prozesse neue Versionen erstellt, was in der Spalte Status abgebildet wird.
    • In der Spalte Status könnte auch stehen "offen" oder "auditiert".
    • Mit 'offen' werden Prozesse gekennzeichnet, die [noch] nicht auditiert worden.
    • Wenn 'auditiert' angegeben wird, steht das Datum des Audits in der rechten Spalte.
    • Wenn der Prozess erst in einer nachfolgenden Periode neu erstellt wurde, wird dies durch einen Strich '-' in der Spalte Status dargestellt.




Vorbereitung für einen Termin Internes Audit

Um das Interne Audit eines Prozesses oder einer Gruppe von Prozessen vorzubereiten, meldet der AL oder der QMB diesen Termin hier an und markiert diese Prozess in der Liste der offenen Prozesse.


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Wenn der QMB so wie hier einen Termin anlegt, erscheint dieser dann im mittleren Bereich unter Termine für Internes Audit

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  • *KLICK* auf das Datum [15.08.2011] öffnet die Detailansicht für diesen Termin.

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  • Hier wird man, bevor der Termin stattfindet, ein Arbeitsblatt für diesen Termin drucken.
  • Nach dem Termin kann man die behandelten Termine markieren und mit Klick auf >markierte Prozesse sind auditiert bestätigen.
  • Falls nicht alle Prosse behandelt wurden, kann man entweder
    • die übrigen wieder zurückstellen und den Termin schließen (Häkchen setzen), oder
    • die übrigen einfach offen lassen und später, nach einer weiteren Besprechung etc. nachtragen.

Das Arbeitsblatt Internes Audit

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  • In einem neuen Fenster wird ein Arbeitsblatt pro Prozess angezeigt. Das Blatt kann direkt gedruckt werden.
  • Der Kopf des Blattes entspricht dem des Prozesses, enthält also auch den Geltungsbereich und die Version.
  • Alle Mitarbeiter, die direkt, oder über Gruppen unter WER genannt werden, sind als Teilnehmer gelistet und können auf dem Blatt ihre Teilnahme abzeichnen. Ob dort ggfs. der QMB nur die Teilnahme vermerkt, kann hier nicht vorgegeben werden.
  • Das Blatt kann abschließend abgeheftet werden oder eingescannt und als Anlage des Prozesses "Internes Audit" in das Handbuch geladen werden!
  • Für hilfreiche Hinweise zur Gestaltung / Ergänzung des Arbeitsblattes sind wir dankbar!

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Anmerkungen Internes Audit

Bitte beachten Sie bei der Planung des Internen Audits, wie das Programm mit den Terminen verfährt:

  • In den Berichten, die im oberen Teil für die einzelnen 12-Monats-Zyklen abgerufen werden können, werden die Daten wie folgt dargestellt:
    • Prozesse, die im betroffenen Zeitraum überarbeitet werden, erhalten den Status 'neue Version'
    • Prozesse, die hier für einem Termin markiert und dann als auditiert gemeldet werden, erhalten als Datum den angelegten Termin, unabhängig vom Datum der Eingabe.
    • ACHTUNG: Sie können angelegte Termine nur innerhalb des jeweils aktuellen 12-Monats-Zyklus als bearbeitet speichern. Nicht bearbeitete Termine aus vorherigen Zeiträumen werden nicht mehr angezeigt!